Theo quy định, ngay khi chào đời, mỗi công dân Việt Nam đều cần có 3 loại giấy tờ thiết yếu gồm: Giấy khai sinh, giấy đăng ký nơi ở cố định (thường trú) và thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi nhằm xác định nhân thân, cơ sở pháp lý chứng minh các quyền, nghĩa vụ của cá nhân đó đối với gia đình, xã hội.

Tương tự, khi một cá nhân mất đi, sẽ có 3 thủ tục đi kèm gồm: Giấy khai tử, xóa đăng ký thường trú và quyết định hưởng chế độ mai táng phí.

Trước đây, người thân các đối tượng thụ hưởng chính sách sẽ phải đến từng cơ quan: UBND, Công an xã, phường, thị trấn và Bảo hiểm xã hội để làm thủ tục. Và 3 thủ tục này không thể làm đồng thời bởi phải có giấy khai sinh mới có thể làm đăng ký thường trú và thẻ bảo hiểm xã hội; hoặc phải có giấy khai tử mới đủ căn cứ làm xóa đăng ký thường trú và hưởng chế độ mai táng phí. Điều này buộc người dân phải đi lại nhiều lần và kéo dài thời gian nhận kết quả thủ tục hành chính.

Xuất phát từ những bất cập này, trên nền tảng các cơ sở dữ liệu như cơ sở dữ liệu về bảo hiểm, hộ tịch điện tử, cư trú và quan trọng nhất là Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, một quy trình liên thông dữ liệu mới đã được thiết lập. Theo đó, từ cuối tháng 7/2023, người dân chỉ cần khai báo dữ liệu một lần duy nhất về thủ tục đăng ký khai sinh hoặc khai tử trên Cổng dịch vụ công trực tuyến, các cơ quan chức năng sẽ chủ động tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả các thủ tục liên quan khác một cách đồng bộ, thống nhất.

Để thực hiện xuyên suốt được nhóm dịch vụ này, các cơ quan quản lý nguồn dữ liệu đã chủ động quán triệt, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm nhiệm vụ. Đồng thời, đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến cho người dân về quy trình thực hiện thủ tục mới, cũng như hướng dẫn người dân tìm hiểu, thực hiện thủ tục qua Cổng dịch vụ công.

Với quyết tâm "Đặt lợi ích của Đảng, của quốc gia, dân tộc, của Nhân dân lên trên hết, trước hết", tính đến ngày 22/8/2023, Thanh Hóa đã có 46 cơ sở khám chữa bệnh, thực hiện cấp giấy chứng sinh, chứng tử điện tử, liên thông với Cổng giám định BHYT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam với gần 11.000 hồ sơ. Đây là dữ liệu cơ bản đầu tiên để người dân thực hiện 2 nhóm thủ tục hành chính thiết yếu trên môi trường mạng.

Cũng nhờ việc liên thông dữ liệu, hệ thống Cổng dịch vụ công sẽ tự động điền các trường thông tin, đảm bảo người dân kê khai đầy đủ, chính xác.

Tiếp đó, cán bộ tư pháp ở bộ phận một cửa tại UBND các xã, phường, thị trấn sẽ tiếp nhận hồ sơ, thực hiện tra cứu, xử lý trên phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. Ngay khi thông tin khai sinh, khai tử được UBND cấp xã xác nhận, hồ sơ của người dân được chuyển tiếp cùng lúc sang hệ thống thông tin quản lý cư trú và bảo hiểm xã hội. 

Với việc thiết lập quy trình xử lý hồ sơ liên thông như vậy, người dân có thể nhận Giấy khai sinh/khai tử chỉ sau vài giờ thực hiện thủ tục và không quá 2 ngày để nhận thẻ bảo hiểm y tế cũng như xác nhận đăng ký thường trú. 

Trung tá Phan Văn Hùng, Phó Trưởng Công an phường Lam Sơn, thị xã Bỉm Sơn cho biết: Trước đây xử lý hồ sơ thường trú phải mất từ 2 đến 3 ngày, nhưng hiện nay với việc liên thông dữ liệu và thực hiện dịch vụ công như thế này, việc xử lý hồ sơ liên quan đến đăng ký cư trú của công dân được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn. Việc xử lý hồ sơ có thể giải quyết ngay trong ngày, các hồ sơ cũng ít sai lệch giữa các đơn vị hơn.

Chị Mai Thị Nga ở xã Nga Bạch, huyện Nga Sơn cũng chia sẻ: Tôi đã đăng ký khai báo làm thủ tục khai sinh cho con bằng hình thức sử dụng dịch vụ công trên Cổng dịch vụ công Quốc gia rất thuận tiện, tôi có thể ở nhà vừa trông con vừa khai báo, không phải đi lại, không phụ thuộc vào người thân mà vẫn có thể đăng ký xử lý được nhiều dịch vụ liên quan đến nhiều cấp thẩm quyền xử lý.

Có thể thấy việc triển khai liên thông 2 nhóm dịch vụ công thiết yếu đã tiết giảm 2/3 thời gian, công sức, chi phí đi lại của người dân và nâng hiệu suất xử lý hồ sơ của các cơ quan chức năng so với trước.

Mặc dù tiện ích là vậy, nhưng khi triển khai, một số ngành như y tế, Bảo hiểm xã hội, các Trung tâm hành chính công cấp cơ sở cũng đang gặp khó khăn nhất định như: thiếu về trang thiết bị (máy đọc QR code), phần mềm ứng dụng thường xuyên lỗi, treo hệ thống, tốc độ đường truyền internet chậm... Đây là những rào cản thường xuyên gặp phải ở tất cả các cơ sở trên địa bàn tỉnh. Về phía cơ quan y tế, bất cập lớn nhất hiện nay là chỉ những cá nhân, gia đình có thẻ bảo hiểm y tế mới có thể thực hiện được thủ tục hành chính liên thông. Nếu bệnh nhân không có thẻ BHYT thì không thể liên thông được dữ liệu, từ đó không thể thực hiện được thủ tục hành chính trực tuyến này. Điều này dẫn đến tình trạng cơ sở y tế vẫn phải thực hiện sao lưu, cấp bản giấy và hướng dẫn người không có thẻ bảo hiểm y tế thực hiện thủ tục hành chính với quy trình như cũ, v.v…

Đại úy Cao Thị Vân, cán bộ Công an phường Ba Đình, thành phố Thanh Hóa cho biết: Hiện nay nhiều người dân chưa nắm rõ được tính tiện ích của các dịch vụ liên thông, chưa tiếp cận quen với thủ tục trực tuyến nên còn lúng túng khi thao tác, khai hồ sơ còn thiếu và sai sót, cán bộ công an phải hỗ trợ, khai giúp, làm giúp người dân.

Trước những khó khăn, bất cập còn tồn tại, hiện nay UBND tỉnh Thanh Hóa đã giao Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp ý kiến báo cáo của các ngành, các địa phương theo kịp thời phản ánh với Văn phòng Chính phủ, tháo gỡ các điểm nghẽn để việc triển khai thủ tục hành chính thật sự đơn giản, thuận tiện và thân thiện với người dân. Đồng thời, chỉ đạo các đơn vị tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận thủ tục trực tuyến, từng bước nâng cao tỷ lệ hồ sơ khai báo và xử lý, trả kết quả trên môi trường mạng, tạo nền móng vững chắc cho nền hành chính hiện đại, vì Nhân dân phục vụ./.